Invoice Delivery Service

EXTRADO invoice delivery service: Anfordern, einrichten, Kosten sparen

EXTRADO invoice delivery service kann ganz unkompliziert an Ihre betriebsinterne Rechnungs-Anwendung angedockt werden. Sobald Sie freigeschaltet sind und das Übertragungsformat der Rechnungsdatei abgestimmt wurde, senden Sie Ihre Rechnungsausgangs-Daten über eine verschlüsselte Datenverbindung an die EXTRADO Cloud.

Dort werden sie automatisch konvertiert und Ihren Kunden als sogenannte ZUGFeRD-Rechnung oder als X-Rechnung per E-Mail oder via MFT-Download-Link zur Verfügung gestellt. Standardtext und Signatur der E-Mails können Sie ganz nach Ihren Wünschen anpassen. Dateigrößenbeschränkungen gibt es nicht.

ZUGFeRD – was ist das?

Das hybride Rechnungsformat „ZUGFeRD 2.0“ besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3.

Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Die strukturierten Rechnungsdaten können vom Rechnungsempfänger positionsgenau ausgelesen und verarbeitet werden.

X-Rechnung – was ist das?

Mit der Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes der Bundesregierung (E-Rech-VO) erhält die elektronische Rechnung erstmals einen gesetzlichen Rahmen. Während sich die EU-Richtlinie nur auf den Empfang von elektronischen Rechnungen und deren Spezifika konzentriert, geht die E-Rech-VO weiter, indem sie sowohl Sender als auch Empfänger vor rechtliche Voraussetzungen stellt, die aus Compliance-Gründen erfüllt sein müssen.

Ab dem 27.11.2019 müssen auch alle nachgelagerten Behörden auf Bundesebene elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 27.11.2020 besteht eine Verpflichtung für alle Lieferanten des Bundes, elektronische Rechnungen im X-Rechnung-Format an Behörden auf Bundesebene zu verschicken. Bereits im April 2020 müssen auch die Bundesländer die Vorgaben der EU-Richtlinie umsetzen.

Für den bis dahin bestehenden Übergangszeitraum können Behörden noch andere Formate abgesehen von der X-Rechnung akzeptieren, müssen dies jedoch nicht. Derzeit gelten die Regelungen noch nicht für das B2B-Geschäft zwischen Unternehmern oder für Geschäftsbeziehungen mit Verbrauchern. Allerdings werden die Vorschriften mittelfristig für alle Unternehmen und Selbstständige verbindlich sein.

Zusätzliche Hard- oder Software ist nicht nötig – weder für Sie noch Ihre Kunden

Besondere technische Voraussetzungen sind nicht erforderlich. Weder Sie noch Ihre Kunden müssen in zusätzliche Hard- oder Software investieren. Sobald der Service eingerichtet ist, erfolgt die Abrechnung ausschließlich über die Anzahl zugestellter Rechnungen.

Alle Routinetätigkeiten wie Ausdrucken, Kuvertieren, Postversand fallen weg, genauso wie alle Kosten für Toner, Papier und Porto. Das sind pro Rechnung durchschnittlich 11 €. Abzüglich der Kosten für die elektronische Rechnung bleibt eine Ersparnis von 6,40 € pro Rechnung. Tag für Tag, Rechnung für Rechnung.

Und ganz nebenbei verbessern Sie Ihren Cashflow, denn die sofortige Zustellung der Rechnungen verkürzt den Zeitraum bis zur Zahlung. (Quelle: Billentis, 2016, “E-Invoicing / E-Billing”).

Zusätzlicher Vorteil für Sie: auch Ihre Kunden sparen

Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen sparen auch Ihre Kunden. Gut für Sie. Denn jeder Vorteil für Ihre Kunden bedeutet einen wichtigen Wettbewerbsvorteil für Sie.

 

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