Ob auf Papier, als PDF, ZUGFeRD* oder aus Ihrem EDI-System* – die manuelle Verarbeitung eingehender Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch höchst fehleranfällig. Unterschiedliche Eingangskanäle erfordern unterschiedliche Bearbeitungsprozesse, Daten müssen händisch in Systeme eingepflegt werden, Ablagen und Archive an unterschiedlichen Orten sind die Folge.

Regelmäßig kann es dabei zu Verlust und Doppelt-Buchung von Rechnungen kommen. Weil Rechnungen liegenbleiben oder nicht ordnungsgemäß geprüft werden, gehen Skonto und Vorsteuer* verloren. Auch der Verstoß gegen die GoBD* droht, Recherchen und Nachforschungen sind zudem in der Regel sehr zeitaufwändig.

EXTRADO invoice führt Ihren gesamten Rechnungseingang unabhängig vom Rechnungsformat in einer Übersicht zusammen und stellt alle relevanten Rechnungsdaten automatisch nachgelagerten Workflow-Prozessen zur Verfügung.

Wie das geht? Ganz einfach: Papierbasierte Rechnungen werden direkt am Posteingang eingescannt und dann gemeinsam mit PDF-Rechnungen per OCR* ausgelesen. Daten wie z. B. Kreditor, Zahlungsziel, Positionen, Beträge, Fracht- und Zollkosten werden dabei automatisch erkannt und digital aufbereitet. Rechnungen aus Ihrem EDI-Eingang werden, genauso wie ZUGFeRD-Rechnungen, vom System konvertiert.

EXTRADO invoice extrahiert auch aus diesen Rechnungsformaten alle Rechnungsinhalte, Kopfdaten und Fußdaten, als auch Positionsdaten aus Tabellen beliebigen Umfangs. So werden die Inhalte aller Rechnungsformate zusammenge-führt und die Daten den nachfolgenden Prozessschritten zur Verfügung gestellt. Dabei ist EXTRADO invoice zukunftsfähig: auch künftige Rechnungsformate können problemlos eingebunden werden.

Je mehr Sie auf elektronische Rechnungen setzen, desto höher ist das Einsparpotenzial. Wir unterstützen Sie gerne und entwickeln gleichzeitig eine Lösung für Ihre Lieferanten.

*ZUGFeRD? EDI? OCR? Dies und mehr finden Sie einfach erklärt in unserem Glossar.

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