Glossar

AS/2 Datenverbindung

AS/2 Datenverbindungen werden zur sicheren Übertragung von Daten genutzt. AS/2 ist die Abkürzung für "Applicability Statement 2". Für die Datenverbindung per AS/2 wird beim Sender und Empfänger eine Software zum Versand von Nachrichten installiert. Sie kann wie ein E-Mail- Programm bedient werden. Beim Datenversand mit AS/2 wird eine Art Briefumschlag um die eigentlichen Daten gesetzt, der dann anschließend über das HTTP-Protokoll versendet wird.

Dunkelbuchung

Als Dunkelbuchung bezeichnet man die vollautomatisierte Verarbeitung von Rechnungen vom Rechnungseingang bis zur bezahlten Rechnung. Die Rechnungsdaten werden dabei automatisch ausgelesen, automatisch nach verschiedenen Kriterien geprüft und dann automatisch bezahlt. Die Automatisierung in der Rechnungsbearbeitung eröffnet Unternehmen große Potenziale für Kostensenkung und Effizienzsteigerung. Allgemein gilt: Je höher die Quote der Dunkelbuchungen desto höher auch die Kosteneinsparung bei den Prozesskosten.

ERP-System

ERP (Enterprise Resource Planning) bezeichnet eine Software zur Ressourcenplanung eines Unternehmens. Sie integriert eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten, die in einer zentralen Datenbank verarbeitet und gespeichert werden. ERP-Lösungen werden zur Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse eines Unternehmens eingesetzt. Sie enthalten u. a. folgende Funktionen: Beschaffung, Produktion, Materialwirtschaft, Vertrieb, Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen, Marketing (CRM), Controlling. Diese Funktionen sind über eine gemeinsame Datenbasis miteinander verbunden. Dadurch ist die Planung der Prozesse über sämtliche Unternehmensebenen hinweg möglich – egal ob es sich dabei um verschiedene Abteilungen oder verschiedene Werke handelt. ERP-Systeme unterscheiden sich hauptsächlich nach Branchen (z. B. Automobilindustrie, Chemieindustrie, Gastronomie, Handel, Versicherungen…). Aber auch nach Unternehmensgröße, Funktionsumfang und technischen Aspekten.

EDI / Electronic Data Interchange / Elektronischer Datenaustausch

Elektronischer Datenaustausch (engl. electronic data interchange, EDI) bezeichnet den Datenaustausch z. B. zwischen Geschäftspartnern unter Nutzung elektronischer Transferverfahren. Das bedeutet: Der Datenaustauch findet direkt zwischen den  Anwendungsprogrammen der beteiligten Partner statt. Menschen mischen sich nicht mehr ein. Daraus ergibt sich die maximale Rationalisierung eines Geschäftsprozesses wie zum Beispiel der Übermittlung einer Bestellung: Die Bestellung des Kunden, einmal aufgegeben, ist fast augenblicklich, zuverlässig und exakt übereinstimmend als Auftrag im System des Lieferanten erfasst. Kein Auslesen und Eingeben von Faxen, E-Mails etc. EDI wird weltweit eingesetzt, in allen Branchen, für unterschiedlichste Anwendungen.

GoBD

GoBD ist kurz für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums im November 2014 veröffentlicht und sind seit Januar 2017 uneingeschränkt gültig. Zentrale Anforderung in diesem umfangreichen Katalog zum rechtssicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen ist die Aufbewahrungspflicht.

Die GoBD schreiben vor, dass alle elektronisch empfangenen Belege auch elektronisch zu archivieren sind: GoBD Rz. 119 (9. Aufbewahrung): „Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form (d.h. elektronisch) aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden“.

Und weiter: „Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt“.

Ergänzung in Rz. 121 (9. Aufbewahrung): „Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z.B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)“.

Dabei muss die Wiederauffindbarkeit gesichert werden. Gefordert ist die sogenannte „progressive und retrograde“ Auffindbarkeit der Belege. D. h. Sie müssen direkt vom E-Rechnungs-Archiv zur Buchungszeile im Rechnungswesen und von dort zurück zum Belegarchiv verknüpft sein. Ein einfaches Aufbewahren elektronischer Rechnungen in einem simplen Unterverzeichnis auf dem PC oder gar im E-Mail-Programm erfüllt nicht die Kriterien der GoBD: Es muss auch das Erfordernis der schnellen Wiederauffindbarkeit nach GoBD sichergestellt werden. Selbst normale E-Mail- Archivierungssysteme erfüllen die Kriterien der GoBD meistens nicht.

Mapping

Datenmapping wird der Prozess genannt, der Datenelemente zwischen unterschiedlichen Datenmodellen einander zuordnet. Dabei werden, einfach gesagt, Datenfelder aus einer Quelldatei ihren zugehörigen Zielfeldern zugeordnet. Beispielsweise kann Datenmapping dazu verwendet werden, Kauf- und Rechnungsinformationen zwischen unterschiedlichen Firmen auszutauschen. Daten-Mapping unterscheidet sich in der Komplexität, abhängig von der Hierarchie der abzubildenden Daten sowie der Ungleichheit zwischen dem Aufbau der Quelle und der Struktur des Ziels. Jede Anwendung verwendet Metadaten, um die Datenfelder und -attribute zu erläutern, aus denen die Daten bestehen, sowie semantische Regeln, die festlegen, wie Daten in dieser Anwendung gespeichert werden.

OCR-Texterkennung

OCR steht für „Optical Character Recognition“. OCR-Texterkennung wird dort eingesetzt, wo Dokumente digital ausgelesen werden sollen. Eingesetzt wird eine Software, die in gescannten Dokumenten, Bildern oder PDFs Buchstaben erkennt und diese zu Wörtern und ganzen Sätzen zusammensetzt. Damit kann die OCR-Software den Inhalt von Dokumenten zur digitalen Weiterverarbeitung aufbereiten.

OCR Texterkennung wird nicht nur in Dokumentenmanagementsystem eingesetzt, sondern begegnet uns auch im Alltag. Die PLZ von Briefen werden damit automatisch ausgelesen. Ebenso die Nummernschilder auf Radarbildern.

Der Nutzen ist groß. Statt Dokumente manuell auszulesen und mit möglicherweise hoher Fehlerquote abzutippen, können Sie mittels Scanner (oder Kamera) und OCR-Technologie innerhalb weniger Minuten in digitale Formate umgewandelt werden.

PRICAT – DESADV - INVOIC

PRICAT, DESADC und INVOIC sind drei von vielen Nachrichtenformaten der EDI-Norm EDIFACT. EDIFACT ist der EDI-Standard der Vereinten Nationen und ermöglicht im Zeitalter der Globalisierung einen branchen- und länderübergreifenden Informationsaustausch zwischen Partnern mit unterschiedlichen IT-Systemen. PRICAT steht für price catalogue (Preisliste/Artikelstammdaten), DESADC steht für despatch advise (Lieferschein), INVOIC steht für invoice and credit note (Rechnung und Gutschrift).

Schnittstellenanbindung

Um Daten von einem IT-System in ein anderes System zu übermitteln, benötigen Sie eine Schnittstelle. Durch diese Schnittstellen werden Kommandos und Daten zwischen verschiedenen Prozessen und Komponenten ermöglicht und geregelt. Neue Systeme müssen über Schnittstellen angebunden werden.

Versionierung von Dokumenten

Bei jeder Änderung an einem Dokument wird in einem entsprechenden Archiv eine „neuere“ Version des Dokumentes abgelegt. So wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes protokolliert. Jede Änderung ist nachvollziehbar.

Vorsteuer

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen? Wenn Rechnungen nicht alle vom Umsatzsteuergesetz geforderten Pflichtangaben enthalten, können Unternehmen die Vorsteuer nicht abziehen. Unterlaufen der betriebsinternen Rechnungsprüfung Fehler, muss – im Falle einer eventuellen Steuerprüfung – zu Unrecht abgezogenen Vorsteuer zurückgezahlt werden.

Mit einem IT-gestützten Prozess können Sie die Rechnungsprüfung automatisieren. Die Vollständigkeit der Pflichtangaben wird vom System geprüft, Fehler erkannt und nur noch Ausnahmen manuell behandelt.

Webbasierte Anwendung

Eine webbasierte Anwendung, auch Webapplikation oder Web App genannt, ist ein Anwendungsprogramm, das über einen Internetzugang genutzt wird. Durch Eingabe der URL und die Nutzung eines HTTP-Protokolls kann die Web-Anwendung online geöffnet werden. Das HTTP-Protokoll dient der Kommunikation zwischen dem Webclient und dem Webbrowser. Der Webserver übergibt die Anfrage an die webbasierte Anwendung. Diese lädt sodann den Quellcode der Website und sendet ihn vom Webserver an den Browser. Die grafische Oberfläche der webbasierten Anwendung erscheint auf dem Desktop des Users. Arbeitet der Nutzer innerhalb der Anwendung, veranlasst er so das erneute Senden einer Anfrage an den Webserver. Informationen werden übermittelt. Die Vorteile webbasierter Anwendungen liegen in ihren niedrigen Kosten. Zusätzliche Hard- und Software sind nicht nötig, die gesamte Wartung und Aktualisierung erfolgt durch den Anwendungsbetreiber. Zugriff auf die Anwendung haben die Nutzer von jedem internetfähigen Gerät aus

ZUGFeRD-Rechnung

ZUGFeRD (kurz für: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) steht für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Am 25. Juni 2014 wurde die Version 1.0 veröffentlicht.

Das ZUGFeRD-Format wird nach Maßgabe des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) sowohl Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung frei zugänglich gemacht und zu fairen, sachgerechten und nicht diskriminierenden Bedingungen angeboten. ZUGFeRD-konforme Rechnungen sollen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung ausgetauscht werden.

Man erhofft sich davon, die Kosten der Rechnungsstellung durch den Wegfall von Material und Portokosten sowie einer automatischen Verarbeitung stark zu reduzieren.

Die Entstehung von ZUGFeRD wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 begünstigt. Darin wurde durch eine Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgestellt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht im Wesentlichen aus zwei Teilen: Aus einer visuellen Darstellung der Rechnung für den Menschen und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten. Die visuelle Darstellung der Rechnung erfolgt in Form von PDF/A-3. Die maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format werden dem PDF/A-3 als Anhang beigefügt. Somit dient das PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturierten Daten im XML-Format.

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter unterstützen ZUGFeRD und bieten entsprechende Lösungen an.

Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden.

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