Die manuelle Prüfung der Rechnungsdaten – ob an Bestell-, Stammdaten oder auch an den Vorsteuer-Prüfkriterien ist eine nicht nur zeitraubende, sondern auch sehr fehlerträchtige Routineaufgabe.

EXTRADO invoice löst diese Aufgabe digital und innerhalb weniger Sekunden. Sobald die Rechnungsdaten im System erfasst sind, übernimmt das Programm automatisch die komplette Überprüfung aller eingehenden Rechnungen anhand festgelegter Kriterien. Alle relevanten Beleg-Daten werden z. B. an Stamm- und Bewegungsdaten wie der internen Bestellnummer und Lieferantenkennung abgeglichen, sofern diese aus Ihrem ERP bereitgestellt werden können.

Unvollständige Daten werden dabei automatisch ergänzt. Es folgt die Validierung an jeweils landesspezifischen Compliance-Anforderungen (wie z. B. der sehr umfangreichen Prüfung an den Kriterien für § 14 UStG). Prüfkriterien können dabei jederzeit von Ihnen verändert oder neu festgelegt werden. Zahlungsbedingungen werden automatisch erkannt. Optional werden Bestellungen an Wareneingängen abgeglichen. Mengen- sowie Preisabweichungen werden markiert.

Fehlen Angaben nach dem Umsatzsteuer-Gesetz, erfolgt unmittelbar ein Hinweis. Bei Unstimmigkeiten steht eine automatische Lieferantenkommunikation zur Verfügung – schriftlich und protokolliert. Rechnungen, die nicht vollautomatisch genehmigt und geprüft werden können, werden den zuständigen Sachbearbeitern zugewiesen. Die Aussteuerung falscher Dokumente erfolgt in einem eigenen Ordner für zurückgestellte Aufgaben.

Ergebnis ist ein vollständig aufbereitete, zentrale Sammlung aller Rechnungsdaten, die im EXTRADO invoice portal jederzeit eingesehen werden kann.

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