Durch den digitalen Rechnungsworkflows können Rechnungen in wenigen Schritten überprüft und freigegeben werden. Wenn beim automatischen Abgleich der Rechnung weder formale noch inhaltliche Fehler auftreten, wird die Eingangsrechnung entweder sofort kontiert und freigegeben oder direkt an die verantwortliche Fachabteilung weitergeleitet.

Ob 2- oder 4-Augen-Freigabe, vereinfachte Freigabe bei Beträgen unter z. B. 100 € oder Sammelfreigaben – Freigabeprozesse können ganz flexibel an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Sobald die Rechnung freigegeben wurde, geht automatisch eine Information an die Buchhaltung, die den Rechnungsbetrag begleichen kann. Auch die Bezahlung kann automatisiert werden.

Bei automatisierter Freigabeprüfung ist eine sogenannte Dunkelbuchung möglich. Das bedeutet, dass die entsprechende Rechnung vollautomatisiert das System durchläuft. Sofern die automatische Prüfung der gesetzlichen Anforderungen und der Abgleich gegenüber dem Kreditorenstamm oder den Bestellinformationen (Artikel-Menge-Preis) keine Abweichung ergeben, wird sie direkt zur Zahlung freigegeben. Bei Rechnungen, die über Data Interchange (EDI) eingehen und für die Bestelldaten an das Invoice-Portal übermittelt wurden, ist das beispielsweise für bis zu 90 % der Rechnungen möglich.

Schließlich werden transaktionsbereite Daten an nachgelagerte Systeme, wie ERP- und Abrechnungssysteme, an Datenbank- und ECM-Anwendungen übergeben. Ob Dunkelbuchung oder mehrere Freigabeebenen – mit EXTRADO invoice portal durchlaufen Ihre Rechnungen die Rechnungsverarbeitung in einem Bruchteil der Zeit, die für eine manuelle Bearbeitung angefallen wäre.

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